Få din organisation til at elske ny teknologi: 8 afgørende motivationsfaktorer

Mange organisationer har i øjeblikket stort fokus på ny teknologi – ikke mindst i den offentlige administration, hvor udnyttelse af de teknologiske potentialer kan være med til at effektivisere processer og arbejdsgange til gavn for borgerne.

Vores erfaring er, at fokus i høj grad er på at udvælge og udvikle nye teknologier. Der er et skarpt leverancefokus i implementeringen, hvor målet ofte er at udkomme med løsningerne.

Men: Hvis den nye teknologi skal gøre en forskel og resultere i en reel effekt for både borgere og medarbejdere, kræver det, at du ikke kun vurderer potentialet ud fra teknologien i sig selv, men at du også træffer valget ud fra, hvad der passer til din organisation og det strategiske ophæng. For det er der, potentialet ligger – og teknologien bliver aldrig bedre end din organisations evne til at benytte den.

Og når vi taler om organisation, taler vi om mennesker.

Mennesker er ikke maskiner

Teknologi i sig selv kan du implementere på nogle uger, men når du skal have medarbejdere til at drive den, er implementeringen langt mere kompleks – og alt andet end lineær. For mennesker er ikke maskiner. Der en masse bagvedliggende faktorer, der har betydning for, om du får udnyttet potentialet i den nye teknologi eller ej.

Den gode nyhed er, at når du kender de faktorer, kan du både bruge det til at træffe bedre teknologiske valg og til at arbejde struktureret og proaktivt på at få din organisation med – så organisationen hjælper med at bane vejen for teknologien. 

De 8 afgørende motivationsfaktorer

Helt konkret ser vi 8 faktorer, der har betydning for, hvordan dine medarbejdere tager imod teknologien.

Fællesnævneren for dem er, at de alle påvirker dine medarbejderes motivation. Og den er afgørende, hvis teknologien skal virke hos dem, der skal bruge den.

De 8 motivationsfaktorer spiller både ind ift. at få organisationen med ombord, ift. at drive implementeringen og i sidste ende afgør de, om du lykkes med dit ’tech’-initiativ:

1. Position:

Hvorfor er det vigtigt?

Som medarbejder har du en position – noget du leverer på og er kompetent til. Og det er vigtigt at bevare medarbejdernes følelse af betydning, når vi implementerer ny teknologi for at effektivisere arbejdsgange. Hvis teknologien er en trussel mod en medarbejders position, vil der formentlig opstå modstand.

Hvordan arbejder du med det?

Identificer de medarbejdere eller afdelinger, der kan blive påvirket af forandring, og italesæt tydeligt, hvorfor de stadig er vigtige for forretningen.

2. Frygt:

Hvorfor er det vigtigt?

Som forretning implementerer vi ikke teknologi for sjov, og det ved organisationen godt. Derfor er der en naturlig uro – og for nogle en frygt – for at miste sit arbejde. Det er afgørende at reducere denne frygt for at sikre en glat implementering og forebygge uro i organisationen.

Hvordan arbejder du med det?

Du kan håndtere bekymringerne med transparens. Hvis nedskæringer er målet, så må du sige det højt. Hvis initiativer er sat i søen for at skabe plads til noget andet, så sig det højt.

Det er ikke alle medarbejdere, der kender (og forstår) strategierne, så der er behov for, at du tidligt fortæller om formålet med det, du vil implementere. På den måde kan du tage mange spekulationer i opløbet.

3. Tillid:

Hvorfor er det vigtigt?

Ny teknologi kræver tillid mellem menneske og maskine. Forestil dig, at du har implementeret et nyt sagsbehandlingssystem, hvor en række af de kontroller, sagsbehandlerne før foretog, nu bliver foretaget automatisk af systemet.

Og hvis ikke din organisation har tillid til, at teknologien løser opgaven lige så godt som den selv, mister du gevinsten i dobbeltarbejde. Men hvordan får du din organisation til at stole på de nye værktøjer?

Hvordan arbejder du med det?

Tillid opstår ved at lade din organisation afprøve teknologien og se effekten. Lad dem være kritiske, og brug det aktivt i din afprøvning og kvalificering af teknologien.

4. Sjov

Hvorfor er det vigtigt?

 Vi arbejder for at få løn. Men de fleste af os har også valgt vores arbejde, fordi det giver os arbejdsglæde og opgaver, vi synes er sjove.

Når vi bringer ny teknologi på banen, kan organisationen helt naturligt blive skeptiske, hvis der er udsigt til, at teknologien overtager alle de sjove opgaver.

Hvis din organisation får oplevelsen af at blive brikker i et samlebåndssystem frem for at være dem, der bringer resultaterne, daler oplevelsen af sjov. Og så daler motivationen.

Hvordan arbejder du med det?

Den rigtige teknologi er derfor ikke altid den, der er den mest effektive, hvis du vil fastholde dine dygtige medarbejdere. Sørg for, at der stadig er opgaver, der gør det sjovt at gå på arbejde, og hvor teknologien bliver en støtte til at løse dem.

5. Ansvar

Hvorfor er det vigtigt?

Organisationen skal til at dele opgaver med AI, men hvordan ser I på det, hvis der sker en fejl? Ansvarsfordelingen er med til enten at styrke eller svække motivationen hos din organisation og behovet for tillid.

Hvordan arbejder du med det?

Det er vigtigt, at der er klare processer for, hvem der griber ansvaret, når en fejl opstår. Det skal være tydeligt for medarbejderne, hvor ansvaret for fejl ligger, hvad I gør når fejl opstår – og måske: At fejl er ok. Også når de kommer fra en robot.

6. Hjælp

Hvorfor er det vigtigt?

Noget af det allermest afgørende for, om din organisation tager ny teknologi til sig er, om de oplever den som en hjælp.

Hvis ikke det hjælper medarbejderen i hverdagen, er det svært at skabe motivation for at benytte den til fulde.

Hvordan arbejder du med det?

Når du skal udvælge ny teknologi (og skabe begejstring for den), kan det derfor være en god idé at se på, hvor den nye teknologi kan forbedre dine medarbejderes dagligdag – frem for kun at fokusere på, hvor den giver størst forretningsudbytte.

7. Kompetence

Hvorfor er det vigtigt?

Din organisations kompetencer er bygget op ud fra, hvilke kapabiliteter I indtil nu har skullet understøtte. Men det billede ændrer sig konstant – og især lige nu.

Det ved medarbejderne godt. Og fra at være i en tryg komfortzone af processer og opgaver de mestrer, bringer ny teknologi dem ud i ukendt land, hvor de skal lære nye processer og omskoles til nye kompetencer.

Modvillighed opstår på tre niveauer. Det første niveau er ”jeg forstår det ikke”. Det næste niveau er ”jeg kan ikke lide det”, og det sidste er ”jeg kan ikke lide dig”.

Hvordan arbejder du med det?

Det nemmeste sted at sætte ind er på det første: ”jeg forstår det ikke”. For det kan du tackle ved at ved at tage kernemedarbejderne med i forløbet – struktureret og bevidst. Ikke som et sidste led i en uddannelse efter systemerne er bygget.

Hvis først modvilligheden får lov til at blomstre, fordi kompetencen ikke er der, havner I på sidste niveau – og det kræver meget at vende motivationen, hvis du er landet her.

8. Stolthed

Hvorfor er det vigtigt?

Der er en god sandsynlighed for, at en del af dine medarbejdere har været med til at bygge det ’setup’, din virksomhed har i dag. De har etableret fagsystemerne, lavet processerne, bygget platformene osv.

Og nu kommer ny teknologi og erstatter det.

Den mest effektive måde at demotivere en medarbejder på er ved at signalere ligegyldighed overfor vedkommendes indsats. Dine medarbejdere har brugt tid og tanke på det, der er i dag, og det er forbundet med stolthed.

Hvordan kan du arbejde med det?

Det er vigtigt, at du får italesat og anerkendt, at dine medarbejdere arbejde har været værdifuldt og har rykket organisationen. Ellers vil motivationen for at drive det næste ligge på et meget lille sted.

Tænk over, hvordan du kan tale til den faglige stolthed ved at sige: ”Du var skarp sidst, og vi har brug for, at du er skarp sammen med os igen”. 

Nøglen til succes er involvering, tydelighed og strukturerede processer – også når det handler om organisationen.

Så konklusionen er, at alt det rundt om teknologien har stor betydning for, om du lykkes med at implementere ny teknologi. Og at det kan være en god idé at vurdere dine forretningsmæssige beslutninger ud fra, hvor din organisation er – ikke kun ud fra de tekniske muligheder og modenhedsniveauet.

Din organisation skal ikke styre, om ny teknologi skal ind eller ej, men du kan lige så godt udnytte, at du kan starte implementeringen et sted, hvor du får organisationen med.

Det giver dig også et godt afsæt, næste gang du vil søsætte nye projekter og nye teknologier – at du starter godt her med at få motivationen, tilliden og kompetencen på plads.