For mange regler koster for mange penge

Jeg er vildt begejstret for at se kirurgen sætte et obligatorisk kryds på det rigtige knæ, inden jeg ryger i narkose – og for det store gennemtjek af maskinen, inden mit fly går på vingerne.

Men i mindre risikable beskæftigelser, hvor menneskeliv ikke står på spil, synes jeg, at vi skal kigge mere kritisk på regelstyringen.

Forældede regler er ofte dyrere i drift end ingen regler

Det er nemlig ikke sjældent, at de udgifter, du har til regelstyring – og den tid og de ressourcer, du bruger på at opsætte og følge diverse regler – overgår udgifterne og tidsspildet fra før, reglerne blev til.

Nogle gange endda i høj grad

Eksempler på bizarre regler findes der mange af, og jeg er sikker på, at enhver, der læser med her, kan bidrage med en masse.

Vi har retningslinjer om lovmæssige ting. Vi har regler, der skal sikre, at vigtige opgaver bliver løst ens hver gang. Vi har regler for flextid. Regler for frokost. For påklædning. For hjemmearbejde. For kæledyr på kontoret.

Og så har vi de regler, der skal forhindre, at vi laver fejl — der ofte er blevet indført, fordi noget før er gået galt.

Men problemet med de regler er, at de har det med at formere sig. Jo mere erfaring der opsamles i virksomheden, jo tykkere bliver regelhæftet:

Efterhånden som din virksomhed bliver ældre, vil du sandsynligvis kunne se, at regelkomplekset vokser sig større og større – og er din virksomhed global, vil der som regel også komme globale regler til, der ikke nødvendigvis giver mening lokalt.

Konsekvensen kan være, at din virksomheds administrative ’setup’ bliver så tungt, at det hindrer udvikling og virker passiviserende og umyndiggørende over for den store del af medarbejderne, som  fint er i stand til at agere hensigtsmæssigt ud fra deres erfaring, sunde fornuft og moralske kompas.

Én forældet regel kan forgifte en hel virksomhed

Jeg anfægter ikke nødvendigheden af regler. Jeg anfægter de meningsløse regler.

Dem, der sniger sig ind i vores arbejdsliv og tilføjer ligegyldige pseudo-opgaver. Dem, der suger arbejdsglæden ud af medarbejderne som usynlige, bureaukratiske vampyrer og forringer din virksomheds konkurrenceevne.

For en del år siden talte jeg med en dygtig IT-projektleder, der var ansat på hovedkontoret hos en stor dansk supermarkedskæde. Vi talte om fleksibilitet i arbejdet, og her fortalte hun, at de havde en ufravigelig regel om, at alle ansatte arbejdede fra 8–16 uden mulighed for flex.

Da jeg spurgte ind til, hvorfor der ikke var mulighed for flextid, svarede hun, at det af logistiske årsager var nødvendigt for én enkelt faglighed i virksomheden at arbejde fra 8–16, og derfor skulle alle.

Punktum.

Eftersom den regel af princip gjaldt hele virksomheden, betød det, at alle ansatte blev påvirket — også selvom det for andre fagligheder gav god mening med en mere fleksibel mødetid.

Hun oplevede, at det fik medarbejdere til at søge nye græsgange, så snart der opstod helt naturlige forhindringer såsom familieliv med børn, skole-hjem-samtaler, tandlægebesøg osv.

Den oplevelse står hun næppe alene med.

Virksomheden havde altså en principiel regel, som kun gav mening for én enkelt afdeling.

Konsekvensen var, at medarbejderomsætningen i hele organisationen var høj på tværs af medarbejderkategorier.

Det medførte ikke kun konstant høj udskiftning i medarbejdere.

For når der er høj udskiftning, kræver det også flere ressourcer i HR til rekruttering og konstant on- og offboarding – og der kommer utidige ’setbacks’ på projekter, hvor nøglepersonale pludselig forsvinder. Budgettet på udviklingsprojekter løber løbsk – og det er kun toppen af isbjerget.

Samtidig har det personlige konsekvenser. Det er ekstra svært for medarbejdere at danne effektive arbejdsteams, når der hele tiden er udskiftning på holdet.

Alt sammen på grund af én forældet regel.

Hvis ikke det er en god undskyldning for at rydde op i regelsættet, så ved jeg snart ikke …

Hvad med at lave en ’cost-benefit'-analyse af din virksomheds regelkultur?

Men hvordan undgår du, at unødvendige regler kvæler din virksomhed?

Mit forslag vil være, at du hvert år gennemgår gamle regler og fjerner/opdaterer dem, der ikke længere er nyttige. Det kunne oplagt være, når du alligevel laver dit ’compliance review’, hvor du opdaterer og tilføjer nye retningslinjer.

På den måde undgår du, at forældede regler står i vejen for dine medarbejderes frihed til at finde nye og bedre måder at udføre deres arbejde på.

Det er spild af penge at holde fast i forældede regler

Antallet af forældede regler og deres omfang varierer selvfølgelig fra virksomhed til virksomhed.

Men med alle regler følger der et vist efterslæb – og hvordan ville en’ cost-benefit’-analyse af dit regelsæt egentlig se ud?

Her er mit bud på emner, der er relevante at tale om for alle virksomheder på tværs af brancher:

I ’cost’ medregner du:

• Håndtering og kommunikation af regler og retningslinjer
• Kontrol af, om regler bliver fulgt, og processen for interaktion, hvis reglerne ikke bliver fulgt
• Tidsforbrug på at forstå og efterleve reglerne
• Potentielt mistet konkurrencedygtighed og tilpasningskraft
• Potentielt mistet innovation og virkelyst hos medarbejderne
• Potentielt større medarbejderomsætning.
  
  

I ’benefit’ medregner du:

• Tid og penge sparet på at håndtere fejl
• Tid sparet på ensartede processer
• Tryghed for medarbejdere, der er glade for det forudsigelige
• Lav risiko og uforudsete udgifter.
  
  

Spørger du mig, overgår ’cost’ ofte ’benefit’.

Taler jeg for, at der er behov for store, strukturelle ændringer på tværs af virksomheden?

Selvfølgelig ikke.

Men siger jeg, at det giver mening at tage snakken, tage et kig på regelsættet og luge ud i forældede regler?

Absolut.

Og jo mere regelmæssigt du gør det, jo større gevinst er der at hente.