Jeg må sige, jeg er vildt begejstret for at se kirurgen sætte et obligatorisk kryds på det rigtige knæ, inden jeg ryger i narkose, eller det store gennemtjek af maskinen, inden mit fly går på vingerne.
Men i mindre risikable beskæftigelser, hvor menneskeliv ikke sådan står på spil, bør vi kigge mere kritisk på regelstyringen.
Hvornår har du for eksempel sidst hørt nogen i virksomheden sige, ”Den regel har vi faktisk ikke længere.”
Det er nemlig ikke sjældent, at de udgifter vi har til regelstyring, og den tid og de ressourcer vi bruger på at opsætte og følge diverse små og store og mellemstore regler, overgår udgifterne og tidsspildet fra før, reglerne fandtes.
Nogle gange endda i høj grad.
Eksempler på bizarre regler findes der mange af, og jeg er sikker på, at enhver der læser med her, kan bidrage med en masse.
Vi har retningslinjer om lovmæssige ting. Vi har regler, der skal sikre, at vigtige opgaver bliver løst ens hver gang. Vi har regler for flextid. Regler for frokost. For påklædning. For hjemmearbejde. For kæledyr på kontoret.
Og så har vi de regler, der skal forhindre, at vi laver fejl — ofte indført, fordi noget før er gået galt.
Men problemet med de regler er, at de har det med at formere sig.
Jo mere erfaring der opsamles i virksomheden, jo tykkere bliver regelhæftet.
Efterhånden som virksomheden bliver ældre, vokser regelkomplekset sig større og større, og er virksomheden global tillægges regler ofte globalt, som ingen mening giver lokalt.
Konsekvensen er, at virksomhedens administrative setup bliver så tungt, at det hindrer udvikling og virker passiviserende og umyndiggørende overfor den store del af medarbejdere, som jo fint er i stand til at agere hensigtsmæssigt ud fra deres erfaring, sunde fornuft og moralske kompas.
Jeg anfægter ikke nødvendigheden af regler.
Jeg anfægter de meningsløse regler.
Dem der sniger sig ind i vores arbejdsliv og tilføjer ligegyldige pseudoopgaver. Dem der suger arbejdsglæden ud af medarbejdere som usynlige, bureaukratiske vampyrer og forringer virksomhedens konkurrenceevne.
For en del år siden talte jeg med en dygtig IT-projektleder, der var ansat på hovedkontoret hos en stor dansk supermarkedskæde. Vi talte om fleksibilitet i arbejdet, og her fortalte hun, at de havde en ufravigelig regel om, at alle ansatte arbejdede fra 8–16 uden mulighed for flex.
Da jeg spurgte ind til, hvorfor der ikke var mulighed for flextid, svarede hun, at det af logistiske årsager var nødvendigt for én enkelt faglighed i virksomheden at arbejde fra 8–16, og derfor skulle alle.
Punktum.
Eftersom den regel af princip gjaldt hele virksomheden, betød det, at alle ansatte blev påvirket — også selvom det for andre fagligheder gav god mening med en mere fleksibel mødetid.
Hun oplevede, at det fik medarbejdere til at søge nye græsgange, så snart der opstod helt naturlige forhindringer såsom familieliv med børn, skole-hjem-samtaler, tandlægebesøg osv.
Den oplevelse står hun næppe alene med.
Det medførte jo ikke kun konstant høj udskiftning i medarbejdere.
Når der er høj udskiftning, kræver det jo også flere ressourcer i HR til rekruttering og konstant on- og offboarding, utidige setbacks på projekter, hvor nøglepersonale pludselig forsvinder, budget på udviklingsprojekter, der løber løbsk og så videre og så videre.
For ikke at glemme de personlige konsekvenser. Det er ekstra svært for medarbejdere at danne effektive arbejdsteams, når der hele tiden er udskiftning på holdet.
Alt på grund af én forældet regel.
Hvis ikke det er en god undskyldning for at rydde op i regelsættet, så ved jeg snart ikke.
Hvad med en cost-benefit analyse på virksomhedens regelkultur?
Hvad med at vi hvert år, når vi alligevel laver vores compliance review, hvor vi opdaterer og tilføjer retningslinjer, samtidig gennemgår gamle regler og fjerner/opdaterer dem, der ikke længere er nyttige?
Så står de ikke længere i vejen for medarbejdernes frihed til at finde nye og bedre måder at udføre deres arbejde på.
Hvor mange penge bruger I egentlig på at følge regler (gode som mindre gode, nye som ældre) i virksomheden?
Antallet af forældede regler og deres omfang varierer selvfølgelig fra virksomhed til virksomhed. Men med alle regler følger der et vist efterslæb, og hvordan ville en cost-benefit analyse på jeres regelsæt egentlig se ud?
Her er mit bud på emner, der er relevante at tale om for alle virksomheder på tværs af brancher.
I cost medregnes:
I benefit medregnes:
Spørger du mig, overgår cost ofte benefit.
Taler jeg for, at der er behov for store, strukturelle ændringer på tværs af virksomheden?
Selvfølgelig ikke.
Men siger jeg, at det giver mening at tage snakken, tage et kig på regelsættet og luge ud i forældede regler?
Absolut.
Og jo mere regelmæssigt det bliver gjort, jo større gevinst er der at hente.
Birgitte Lundgren Nielsen
COO & Partner
bln@pentia.dk
+45 6052 6172
