Supermand

Tre simple råd om mødeledelse

Simone Stengaard

Tre simple råd om mødeledelse

Af Simone Stengaard
Jr. projektleder & Cand. Merc. Com.

Hvorfor er det så svært at ændre vores mødekultur, når massevis af studier og undersøgelser viser, at vi ønsker kortere og mere effektive møder? Hvorfor når vi ikke at forberede os og samle op på møder, når det er bevist, at det skaber værdi? Læs med og få 3 råd til, hvordan I ændrer jeres mødevaner og får mere værdi for den tid I bruger på møder.

Råd 1: Vær den gode mødeleder og skær igennem

 

Den gode mødeleder skal kunne kommunikere klart og tydeligt. Ifølge Ledernes undersøgelse mener hele 43 %, at en god mødeleder skal kunne skære igennem og skabe orden og struktur. I Pentia har vi foretaget en lille spørgeskemaundersøgelse om, hvad der er vigtigst for at mødet opleves som godt. Svaret læner sig op ad lederens undersøgelse om at struktur er vigtigt, og den viser at:

72 % af de adspurgte mener en klar agenda skaber gode møder

Efterhånden har møder vokset sig til at være kontorets største tidsrøver. Sms’er, Facebook og tv er vand i forhold til den tid, møder fylder i vores kalendere. Derfor kan det spare meget tid - og penge - at mødelederen har forberedt sig ved at afsætte tid til hvert dagsordenspunkt og holder planen. Er du usikker på om dine medarbejdere har brug for du skære igennem? Svaret er JA, de sukker faktisk efter, at der bliver taget ansvar for den tid, mødet tager. 

Råd 2: Tale er sølv, stilhed er guld

En mindre omskrivning af det gamle ordsprog er mere aktuelt end nogensinde. Møder fylder vores kalendere op og sætter samtidig vores koncentration på prøve. Prøv stilhed af til dit næste møde, og find ud af om dine kolleger er mere fokuseret og effektive. I en verden med åbne kontorlandskaber, der inviterer til forstyrrelser og har et højt støjniveau, kan stilhed til møder være én vej at øge produktiviteten.

Start derfor mødet med at være stille sammen. Det giver tid til at tjekke dagsorden, skrive noter og anden forberedelse, der ikke lige blev tid til inden mødet. Er det et langt møde, er det bevist, at stilhed til refleksion efter 2/3 del af tiden er værdifuldt. Tiden bruges til at samle op og sikre, at mødet er på rette spor. Det anbefales at slutte af med 2 min. stilhed for at sikre en opsamling på, hvad der skal følges op på efter mødet. Det slår 2 fluer med et smæk ifølge Ledernes undersøgelse om møder og mødekultur fra 2017, der viser at 52 % af respondenterne efterspørger bedre opsamling og konklusion, samt at 53 % efterspørger bedre forberedelse hos mødedeltagerne.

Råd 3: Overskrid ikke tidsrammen

En klog mand sagde engang, at "ting tager den tid, der er sat af til dem". Der kan være noget om snakken. For hvis tiden er knap, gør vi os ofte umage med at være præcise og bliver hurtigere færdige. Det praktiserer vi i Pentia ved at holde daglige stand-ups. De 15 min. korte møder bliver afholdt stående, hvilket sikrer energiske deltagere. Når man står op, holder man fokus på mødet, og man fokuserer på at holde det kort og inden for tidsrammen. Da møderne holdes hver dag, er de mange korte møder med til at erstatte længere møder med samme gruppe.

En anden mulighed er at lægge ud med at sige, at du ønsker at møde stopper 10 min. tidligere end planlagt. Her giver du først og fremmest dine mødedeltagere en gratis gave af tid. De behøver ikke løbe til næste møde og kan måske ovenikøbet nå at tanke en kop varm kaffe. Det giver den effekt, at deltagerne bestræber sig på at være effektive i mødet og holde dagsordenen, så de kan nå at få deres 10 min. gave.

Time is Money

Jo jo, udtrykket har du hørt 100 gange før. Men tag dette hurtige eksempel:

Standard mødeindkaldelse er normalt på 1 time. Før mødelokalet er ledigt, der er logget på computeren, og alle forpustet får sig indfundet, er der hurtigt gået 8 min. Antallet af mødedeltagere svinger, så ikke alle punkter bliver afklaret. Da I er gået 20 min. over tid og andre møder presser på, er der en del uopklarede punkter. Ingen har ansvaret for at følge op på. Det samme sker ugen efter.

Moralen er selvfølgelig: Respekter dine kollegers tid. Uproduktive møder dræner for energi og skaber ikke værdi for nogen.

 

 

Ghost